가. 입찰 참가

０입찰명세서(Tender Specification) 준비

- 정부부처(ministry)와 청(department)은 입찰명세서를 준비하여야 함. 이를 위해 기술위원회(Technical Committee)가 설립되어야 함. 명세서는 필요한 것과 요구되는 사항을 입찰자(tenderer)에게 정확한 그림을 줄 수 있도록 상세하여야 함. 명세서는 국제표준 또는 그에 상당한 것에 따라 기능과 성과가 기초하도록 하여야 함.

- 명세서가 특정 브랜드 또는 국가를 지향하는 것은 모두 금지됨. 입찰자는 명세서가 특정브랜드를 지향하고 있으면 입찰 공고일 14일 이내에 이의를 제기할 수 있음.

０입찰 서류(Tender Document)

- 입찰서류에는 최소 50링깃의 공과금이 부과됨

- 입찰서류 내용은 약정(stipulations)과 일반사항(general terms), 명세서, 합의서(agreement), 가격조건(price schedule), 일정(time frame), 필요한 공사 범위(work scope) 등임.


０입찰 공고(Tender Advertisement)

- 모든 입찰은 적어도 1개의 말레이어 현지 신문에 광고되어야 함

- 국제입찰을 위해서는 말레이어, 영어 각 1개씩 적어도 2개의 현지신문에 광고되어야 하며, 입찰에 참가할 수 있는 적정한 관련 국가의 대사관에 관련 정보를 보내야 함.

- 재무부에서 관리하는 입찰의 경우는 BPPK(재무부 정부조달관리국의 말레이어 약자) 홈페이지에 수록하여야 함.

- 국내입찰자에게는 적어도 21일간, 국제입찰자에게는 적어도 56일간의 시간적 여유(time frame)가 주어져야 함.


０입찰서류 판매(sale)

- 입찰 서류는 신문에 광고가 게재된 이후부터 판매됨

- 관련 분야에 등록 요건을 이행한 계약자/공급자만이 입찰서류를 살 수 있음. 국제입찰자의 경우에는 등록요건이 면제됨.

０입찰보증금(Tender Deposit)

- 재무부에 등록된 국내공급자/계약자는 입찰보증금 납부가 면제됨

- 국제입찰의 경우 외국 입찰자는

·5백만링깃 미만의 응찰(offers)에 대해 62,500링깃을 예치(deposit)하여야 함.

·30백만링깃의 공급 및 서비스 응찰자는 1백만링깃을 예치하여야 함.

·공사 응찰의 경우 10백만링깃 미만의 계약시 5만링깃, 100백만링깃의 공사 계약시 1백만링깃을 예치하여야 함.


０입찰 마감일(Tender Closing Date)

- 입찰자로부터 입찰서류를 접수하는 마지막 시간은 응찰(offer) 종료일 정오 12시임.


나. 입찰 평가

０ 입찰 평가(Tender Evaluation)

- 공급 및 서비스 입찰의 경우 입찰평가는 2개의 분리된 위원회, 즉 기술평가위원회(Technical Evaluation Committee)와 가격평가위원회(Price Evaluation Committee)에서 이루어져야 함.

·기술평가위원회는 숙련된, 경험있는 자와 해당 항목(item)/서비스에 자격있는 관리로 구성되어야 함.

·가격평가위원회는 숙련되고 해당분야에 경험있는 관리로 구성되어야 함.

- 공사 입찰의 경우 평가는 적어도 2명 이상이 관리로 구성되는 1개의 위원회에 의해 이루어져야 함.

성공입찰자(Successful Tender) 선정

- 기술평가위원회와 가격평가위원회로부터의 보고서는 최저가격 평가에 기초하여 수락 가능한 입찰자로 승인되고 배치 되어야 함.

- 입찰진행 공무원은 정부에 가장 이익을 주는 입찰자에 기초하여 입찰위원회(Tender Board)의 승인을 요청하여야 함.

- 선택은 가격, 회사 배경, 완성/공급기간, 품질, 과거 기록 등에 기초하여 이루어 짐.


０ 입찰위원회(Tender Board)

- 부처 또는 청의 조달/입찰위원회(Procurement/Tender Board)는 30백만링깃까지의 공사(works) 입찰과 15백만링깃까지의 공급 및 서비스 입찰에 대해 권한이 있으며, 평가하고 합의에 의해 수락할 수 있음.

- 30백만링깃 초과의 공사 입찰과 15백만링깃 초과의 공급 및 서비스 입찰에 대해, 또는 합의 수락(Consensus agreement)이 이루어지지 못한 경우에는 최종 결정을 위해 재무부에 상정되어야 함.


다. 계약 및 이행

０의향서(Letter of Intent)

- 성공 입찰자에게는 의향서가 발행되어야 함.

- 의향서는 계약이 성공적으로 수행되고, 정부의 정책과 의도가 이행될 수 있도록 보장하기 위해 내용(terms)과 추가 조건( additioanl conditions)을 포함하여야 함.

- 의향서는 법적 구속력은 없음.(no legally binding)

- 입찰승인 최종 결정은 의향서의 내용(terms)과 추가 조건의 성공적인 수락 동의 또는 협상에 따름

０합의 수락서(Agreement Acceptance Letter)

- 의향서가 도착하면 성공입찰자는 합의수락서를 사인하여 제출하여야 함.

- 필요하면 의향서에 대해 협상이 이루어짐. 협상이 완료되면 합의수락서에 서명하고 계약 체결을 준비함.

- 합의수락서는 법적 효력이 있으며 계약의 부분임.

０ 계약(Contract)

- 공식 계약은 성공입찰자로부터 합의수락서가 접수된 다음 이루어짐.

- 성공입찰자는 말레이시아에서 사업을 수행하기 위해 은행으로부터 이행보증금(Performance Bond)을 제출하여야 함.
- 이행보증금의 금액은 계약금액에 따라 다름.

·5만링깃에서 50만링깃 사이에 공급 및 서비스 계약에 대해서 계약금액의 2.5%

·50만링깃 초과의 공급 및 서비스 계약에 대해 계약금액의 5%

·정부와 계약자 사이에 체결된 모든 공사계약에 대해 계약금액의 5%


０계약자 등록(Contractor Registration)

- 모든 정부 조달은 유효하게 등록된 계약자로부터 이루어짐.

- 공급 및 서비스 분야 계약자 등록기관은 재무부임.

- 공사계약자 등록기관은 중앙계약자 서비스(PKK)와 말레이시아 건축산업 발전위원회(LPIPM)임.

- 연간 1만링깃 이하의 공급 및 서비스 조달의 경우 면제가 허용됨.


라. 이의신청제도

입찰명세서(tender specifications)의 어떤 내용에 대해 문제가 있다고 생각하는 유망한 입찰자(prospective bidder)는 조달기관(procuring agency)에 이의(complaint)를 제기할 수 있음

- 조달기관은 이의를 재검토해야 하며, 그것이 확실한 근거가 있는 경우(valid)에는 입찰(tender) 취소와 새로운 명세서 공고를 요구할 수 있음.

정부조달의 상기와 다른 측면에서의 이의 제기는 수상실(Prime Ministers' Department) 산하의 공공이의처(PCB : Public Complaint Bureau)에 제출되어야 함.

- PCB는 조달부처가 이의 제기에 응답할 것을 요구함

- 다른 기관으로, 공공이의상설위원회(Permanent Committee of Public Complaint)가 이의에 대해 부처에서 어떤 조치가 취해져야 하는 지를 결정하고 절차에 따라 이의 제기자에 통보함.

- 감사청장(Auditor General) 또한 감사권한을 가지고 있으며, 조달절차를 감사하고 필요할 경우 교정적인 조치를 명령함.