가. 전통적 조달방식

1) 조달기관 파악

о정부기관별 조달 소요 물품 및 서비스 정보 입수

- Federal marketplace(http://www.fedmarket.com/database) 사이트

- Commerce Business Daily(CBD, 미 상무부 발간, CBDnet 운영중)


2) 입찰공고(Notice) 및 사전 준비 단계

□ 입찰 공고

о기본원칙

- $25,000 이상 연방구매는 CBD 입찰 공고 의무

- 정부조달 양허 37개 주정부의 경우 입찰광고 의무

- 연방정부 입찰정보 검색 가능 사이트:www.govern.com/public


о 공고기한

- 입찰개시 15일 이전에 공고, 입찰기간은 최소 30일

- 10만불 이하 구매 시는 기간 단축 가능

□ 입찰방식(Solicitation)

оIFB(Invitation for Bid)

- 입찰조건을 쉽고 정확하게 표현할 수 있는 제품 및 서비스 구매시 활용

- 구매 예정 제품 및 서비스에 대한 사양(Specification), 입찰준비요령, 구매.인도.포장.선적.대금지불 등에 관헌 조건, 입찰 참여기한 등 이 제시됨.

- 입찰일시가 확정되고, 업체별 응찰내용(sealed bid)이 공개되는 최저가 입찰 방식임.


оRFP(Request for Proposal)

- 입찰조건을 쉽고, 정확하게 표현하기 어려운 경우에 활용, 특히 첨단 기술분야, 복잡한 연구개발 분야, 고도의 복잡한 시스템이 요구되는 프로젝트, 미사일 프로그램, 항공기 및 무기구매 시 활용

- 제안서 제출 후 발주기관과 입찰 참가자간 입찰조건에 대해 협상을 하게 됨.

о RFQ(Request for Quotation)

- 발주처에서 단순히 특정 서비스나 제품의 구매 가능성을 점검하기 위한 계획 수립 목적으로 가격, 물품인도, 기타 시장정보 등에 관한 사실을 확인하고자 견적을 요청하는 단계

- RFQ를 받는다고 해서 반드시 해당 서비스 및 물품의 구매가 있다는 것은 아니며, RFQ에 응한 업체를 공급업체로 지정한다는 의미는 아님.

- 그러나 실제 구매의 첫 단계가 되며, 이를 토대로 발주처에서 주문을 내고, 업체가 이를 받아들이면 계약이 이루어지게 됨.

□ 등록(Registration)

о기본사항

- 입찰 참여 희망 업체로의 등록은 의무사항은 아니나, 미국 정부조달에 참여하고자 하면 해당 기관에 등록하는 것이 바람직함.
CAGE (Commercial and Government Entity) 코드

- 5자리 숫자로 해당업체를 확인하고 이 업체거 어떤 종류의 물품을 공급할 수 있는지를 알 수 있도록 해 주는 자료임.

- 모든 정부구매 기관들이 이러한 CAGE 코드를 요구하고 있는 것은 아니며 입찰 참여업체는 그때마다 해당기관이 그 코드를 요구하고 있는 지를 확인해야 함. 동 코드를 요구하는 대표적인 정부구매기관은 공군임.

о Standard Form 129 제출

- 입찰 참여 업체는 Solicitation Mailing List Application으로 불리는 Standard Form 129를 작성, 개별 정부 구매 담당부서에 제출해야 함.

- 이러한 양식은 해당 정부기관으로부터 구할 수 있으며 특히 양식 10번 난의 입찰참여 희망제품을 표시할 경우 해당 제품에 대한 설명과 함께 FSC(Federal Supply Classification)도 함께 기재 해야 함.

- Standard From 129는 DUNS 번호도 요구하는데 이는 Dun and Bradstree가 발급하는 번호로 전세계적으로 통용되는 업체확인번호(business identifier)임.

о기타 참고사항

- 입찰 참가 희망 업체는 이러한 신청이후 2-3개월 이후에 입찰초청을 받게 됨.

- 이러한 등록절차를 밞지 않았다고 입찰에서 거절되는 것은 아니며 해당 정부기관은 미등록업체에 대해서는 입찰과정에서 등록을 하도록 요청하게 됨. 따라서 참가업체로서는 입찰 참여 이전에 등록을 하는 것이 바람직함.

□ Subcontracting

정부입찰에 참여하는 주 계약업체는 입찰 받은 프로젝트 모두를 단독으로 실시하는 대신에 이중 일부를 하청 형식으로 수행함.
정부구매에 처음 참여하는 기업들은 이러한 하청을 통해 간접 참여함으로써 정부구매 참여 기록을 쌓아가는 것도 좋은 방법

- Subcontractor의 경우 주 계약자 보다 책임이 덜 하므로 미 정부 조달시장 진출 초기 단계로서 활용 가능

- Subcontractor에 대한 재 하청도 가능

Commerce Business Daily등의 각종 입찰 공고 정보를 통해 대형 구매건을 예의 주시하도록 해야 하며, 적절한 입찰 기회가 파악되면 이러한 입찰에 참여할 것으로 판단되는 주 계약자를 물색하여 자사 상품 및 서비스 제공 능력을 알리도록 함.
주 계약자(Prime Contractors) 조사 방법

- 디렉토리 참조(Directory of Federal Contractos, SBA Subcontracting Directory등)
http://www.sba.gov/gopher/Government-Contracting/Subcontracting-Directory/

- CBD 또는 Federal Marketplace등 활용

- 입찰 관련 컨퍼런스 참가

- 전문 웹사이트 활용:

http://www.govcon.com

http://www.govexec.com등

연방정부 입찰계약의 70% 이상이 상위 100개 주 계약 업체들에 의해서 이루어지는 만큼 이들 주 계약 업체들과의 관계유지 노력

□ 입찰 정보 입수

정부구매 직접입찰 또는 하청계약과 관련하여 정보를 조기 입수하는 것이 중요

정부 구매기관과 대형 입찰 계약자들은 대형 구매 건에 대해서는 향후 예상되는 대형 구매 건과 관련한 구매계획(업체측에서는 공급계획)을 수립하도록 요구되는 경우가 많기 때문에 이것을 감안하여 입찰 참가대상 정부기관 및 대형 입찰계약 업체들로부터 이러한 입찰계획을 사전 입수, 마케팅활동을 하는 것이 중요함.

미래의 정부구매 계획을 사전 예측하는 주된 방법중의 하나는 현재 진행중이거나 최근에 종료된 구매계약 건들을 분석하는 것임.
실제 구매 참가 과정에서는 공식적인 입찰 공고를 보고 움직이면 낙찰 가능성이 적은 것으로 평가

- 입찰 공고후 입찰 참가서류 제출시한 까지는 보통 짧게는 1개월에서 3개월 정도이므로 이 기간중 입찰 참가 타당성 검토, 입찰 서류 작성이 무리

- 정부조달 전문 참가 업체들은 정부기관들의 구매계획 체크를 전담하는 전문가들을 고용하고 있음.

о미 연방 정부의 구매계획 정보를 입수 방법

- 현재 구매기관 근무직원 또는 전직 근무직원을 통해서

- 현재 구매참여 업체 또는 종전 참여 경험 업체 직원을 통해

- 정부 예산 또는 의회가 승인하 정부기관별 세출예산 등을 통해

- 세미나 또는 회의참가 등을 통해

- 개인적인 친분관계


□ 입찰 사전 준비

о입찰 참여를 위한 사전 조사 포인트

- 해당 기관의 프로젝트에 자금이 충분히 지원되는지 여부 확인

- 입찰 규모가 크다고 해서 이윤도 큰 것이 아니라는 점

- 해당 입찰기관이 그 동안 입찰계약 이행 및 대금지불에 문제가 없었는지 여부

- 참가업체 자신의 기술 및 자금력

- 경쟁에서 성공할 가능성 등

아울러 입찰 서류 제출 이후에도 최종 낙찰자를 정하기 전까지 기존 입찰 서류 내용을 수정할 수 있도록 하고 필요한 대증 조치를 취해 나가야 함.

□ 경쟁 여건 분석

정부구매에서 기존 계약자가 유리한 위치를 차지하는 것은 너무나 당연한 일로서 기존 계약자가 계약 능력면에서 다소 뒤진다 하더라도 여타 요인 때문에 이들 계약자가 다시 선정될 가능성이 높음.

일례로 구매 담당자들은 계약선 전환에 본능적인 거부감 및 필요한 비용 지불을 싫어하는 속성을 가짐.

- 기존 계약 이행기간 중 구매담당기관의 이웃, 친척 등 지인들이 계약 업체에 특수관계(good old boy network)를 이유로 채용되어 있을 수 있음.

□ 입찰 참여 여부 결정

입찰공고의 주된 매체는 Commerce Business Daily(CBD)이며 여기에는 구매기관 명, 주소, 구매담당기관 전화번호, 구매대상 제품 또는 서비스에 대한 간단한 설명, 입찰기간(30, 60 혹은 90일), 입찰자 회의 장소 및 일시 등이 게재됨.

입찰공고(solicitation) 내용 중 검토 유의 사항

- 일의 종류(Statement for Work, SOW): 구매대상 제품 및 서비스의 성격과 범위

- 입찰자에 대한 지침(Instruction to Offers) : 제안서 준비에 필요한 양식 또는 형식, 입찰자 회의와 관련인 일시 및 장소, 제안서 제출장소 및 기한, 구매기관 담당자의 이름, 직책, 주소, 전화번호 등에 대한 정보

- 평가기준(Evaluation Criteria) : 제안서를 평가하는데 사용되는 방법 및 수량적 기준

입찰공고 이전에 사전 준비를 철저히 했다 하더라도 실제공되는 입찰내용이 준비했던 것과 차이가 있을 수 있으므로 주의를 기울여야 함.

- 입찰 공고 후 제안서 제출기간 동안까지는 이러한 내용을 세밀히 점검하고 기존 계획을 보완토록 함.


3) 공개입찰

구매기관은 최저가에 보다 좋은 제품 및 서비스를 구매하기 위해 입찰자간 공개경쟁을 원칙으로 하고 2개 이상의 복수 입찰을 받고 있음.

그러나 모든 구매가 최저 가격을 기준으로 이루어지는 것은 아니며 경우에 따라서는 기술적 가능성(technical capabilities) 또는 계약의 concepts에 의해 이루어지는 경우도 많은 만큼 입찰 공고시 면밀히 검토해야 함.

건당 2,500불 이하의 구매계약 건은 공개 경쟁원칙이 적용되지 않을 수 있음.

FAR 6302에 규정된 예외적인 경우 경쟁원칙 미 적용

- 긴급사태, 국제협정, 국가안보, 공급량 제한 제품 및 서비등

입찰자의 자격(Contractor Qualification)

- GSA는 책임있는 (responsible) 입찰자일 것을 요구 : 적절한 재정 능력, 납기 준수 가능성, 이전 계약 건에대한 성실하고 효율적인 이행사례, 필요 시설 및 기술 보유


4) 계약의 종류 (Types of Contracts)

계약의 종류는 입찰자에 부과되는 의무 부당의 정도, 입찰자가 정해진 기준이나 목표를 달성(초과달성 포함) 하도록 하기 위해 입찰자에게 제공되는 이윤 인센티브의 성격이나 규모등에 따라 달라짐.

구체적으로는 계약자가 계약이행에 소요되는 비용과 이윤 전부에 대해 전적으로 책임을 지는 완전고정가격계약(firm-fixed-price contract)과 계약자가 최소한의 계약이행에 소요되는 비용만 책임지며 이윤은 고정되는 최소비용 부담고정이윤계약(cost-plus-fixed-fee contract) 두가지 극단적인 조건을 양끝으로 하여 그 사이에 계약이행에 따르는 불확실성을 보상하기 위해 다양한 인센티브를 부여하는 각종 형태의 계약이 체결됨.

- GSA는 완전 고정가격 게약을 채택


5) 표준 및 세부명세(Standards and Specifications)

"Federal Specifications, Sandards, and Commercial Item Descriptions"은 모든 입찰 참가자들에 대해 계약서상에서 명시된 물품 및 서비스 공급과 관련한 기술적인 문제와 구매기관이 인정하는 총족기준(performance criteria)을 제시
- GSA는 국가에서 인정하는 기술협회 또는 연구소의 표준 및 세부명세 규정을 구매시 적용하고 있으며, 이들 기관들과 개별 제조 업체 및 물품 사용자들의 의견을 구하기도 함.

표준 (Standards)

- 연방 표준은 부품의 상호교환 가능성 뿐만 아니라 제품 및 서비스의 통일성(uniformity), 성능(performance), 품질수준 제고, 비교 및 검사 편의를 목적으로 채택

- 대부분의 연방정부 구매계약은 연방 표준의 충족을 요구: 연료구매 시 일정 옥탄레벨, 직물구매시 신장력 기준 등
세무명세 (specifications, 기술 규정)

- 기술규정은 개별 공급업체가 제품 및 서비스 제공과 관련하여 지켜야 할 세부내용을 규정한 것으로 모든 구매계약 건은 어떤 형태로든지 이러한 기술 지침을 포함.

- GSA는 "Federal, Interim and Departmental Specifications" 기술규정을 두고 있음 : 제품 설명(descriptions), 도안(drawings), 프린트(prints), 상업적 표식(commercial designations), 산업 표준(industry standards)등 기술

- 이외에 GSA가 채택하는 다른 형태의 Specifications은 계약의 일부분으로 제시되는 것으로 개별 계약이 어떻게 실행될 것인가에 관련된 것 등을 포함.

- 조달 계약 업체는 공급된 제품 및 서비스가 표준 및 기술규정에 부합치 않을 경우 하자 처리되어 대금을 회수 못 할 수 있음.


6) 선정 방식

о최저 가격 낙찰제 (Sealed Bid Purchases)

- 공개경쟁 입찰에 의거 최저가격을 기준으로 낙찰자를 선정

- 입찰자와 구매와 관련하여 의견을 교환하지도 않으며 입찰 기간, 입찰서류 제출, 심사 등에 대한 시간 일정이 정해져 있음.

- 최저가로 낙찰되었어도 최종 계약자로 선정되기 위해서는 준수(Responsive)와 책임(Responsible) 요건을 충족 해야 함.

- 준수요건 : 낙찰 예정자가 입찰신청을 기한 내에 하였는지, 발주처가 요구하는 지침과 요건(기술규정, 납기 일정등)을 충족시켰는지 등을 심사

- 책임요건 : 낙찰 예정자의 생산능력, 품질통제능력, 신용도, 과거 정부 계약의 성실한 이행정도 등을 심사

о협상 가격 낙찰제(Negotiating Purchases)

- 발주처가 구매와 관련된 모든 요건을 정의하기 어렵거나 가격이 낙찰자 선정의 결정적 요인이 아닐 때 사용

- 발주처는 입찰자들과 계속적인 협상을 통해 입찰자들로 하여금 최선의 최종 오퍼(best and final offer)를 제시하게 하며 이를 근거로 낙찰자를 선정

7) 대응 입찰 (Responsive Bids)

정부조달계획은 의무이행능력(Responsible Bids)은 물론, 최소한도의 대응성(The Lowest Responsive Bids)에 의거하여 체결되며, 다음의 경우는 대응성이 없는 것으로 간주

- 입찰안내서(The Invitation of Bids)상에 있는 사양, 수송 계획, 대체성(Permissible Alternates)등 최소한도의 기본요건을 초족시키지 못할 경우

- 입찰안내서상의 요건을 수정하거나 다른 응찰자에게 특혜를 주는 정부의 권한을 제한하는 조건을 다는 경우(예를 들면, 다른 곳에 먼저 팔리지 않는 경우라든가, 통보없이 변화된 가격에 따른다는 등의 조건)

명확한 가격이 제시되지 않은 경우도 낙찰 대상에서 제외되며, 기한 내에 도착하지 않은 응찰은 개찰 5일전 등기우편이나 배달확인 우편으로 송부한 것으로 등기우편 증명서와 포장지에 우체국 소인이 있어야 유효

사소한 잘못으로 인하여 낙찰되지 못하는 경우가 많은 만큼 입찰서는 아래의 사항을 염두에두고 신중하게 작성해야 함.

- 모든 사항이 적절하게 채워졌으며, 요청정보가 잘 기재되었는가?

- 모든 기본적 사양 요건을 이해하였으며, 포장과 마킹(Marking)을 위시한 기타 다른 사양은 점검되었는가?

- 응찰가격 산정이 재검토되었으며, 동 가격은 정확하고 완벽하게 산정되었는가?

- 계약조건 하에서 상품 및 서비스를 공급할 기간동안의 시장조건을 적정하게 고려하였는가? 원료비 인상, 운송비 인상 및 계약서에 가격 조정 조항의 삽입 필요성 등이 고려되었는가?

- 지원서의 운송요건을 충족시킬 수 있는가?

- 타이핑 등의 과정에서 변경된 내용은 없는가?

- 서명은 하였는가?

- 기한 내 도착토록 우송 가능할 것인가?

가격이 잘못되었다고 생각할 때는 담당공무원이 낙찰 전에 확인하며 입찰서에서 실수라고 생각되는 부분과 확인이 필요한 부분은 응찰자에게 통보되어 명백한 오기인 경우에는 입찰의 수정이 가능하고 원래의 의도대로 수정한 확인서를 GSA에 송부하면 그에 따라 입찰이 진행됨.

기타 입찰안내문에 따른 입찰사항의 수정은 FAR에 규정된 조건하에서 가능하며, 수정조건에 대한 정보는 SBC나 계약체결사무소에서 구할 수 있음.

공무원들의 융통성 여지가 비교적 없으며, 공무원은 규칙을 엄격히 준수하고 모든 응찰자를 공평하게 대우하며 공익을 먼저 고려함. 중요한 입찰조건은 GSA양식 3501 및 3502에 포함되어 있음.


8) 일반계약조항(General Contract Clauses)

양의 편차(Variation in Quantity), 검사(nspection) 교건, 지불(Payment), 배상책임(Assignment of Claims), 품질하자(Defaults), 분쟁(Disputes), 특허권(Patents), 미국산품우선구매법, 윌쉬-힐리 공공계약법(The Walshy-Healy Public Contracts Act), 수수료(Contingent Fees) 및 기타계약의 이행에 중요한 사항 등

건설계약의 경우 일반조항에는 사양과 도면(Specifications and Drawings), 여건변화, 부실공사에 대한 책임(Termination for Default), 지연에 따른 손실, 공기연장, 재료와 인력, 검사와 수용(Inspection and Acceptance), 면허증과 책임(Permits and Responsibilities) 및 기타 필요사항

2천불 이상의 건설계약에는 고용, 임금 및 근로시간에 관한 근로조건규정(Labor Standards Provision)이 포함되며, 필요한 증명서는 적정 표준양식에 기재되어 있음.

해당기관은 이외에도 별도의 상황에 대비한 일반규정(General Clauses)을 마련할 수 있으며, 이러한 일반조항이 담긴 표준양식은 GSA 사무소에서 입수 가능

9) 계약의 파기

낙찰자가 계약 사항을 이행하지 않을 경우 발주처는 계약 불이행을 이유로 계약을 파기하고 신규 공급자를 구할 수 있으며 만일 신규 공급자의 공급가가 원 공급가보다 높을 경우 원 공급자는 그 차액을 보상하여야 함.

연방정부와의 계약 금지업체로 지정되면 GSA의 목록에 등재되어 향후 연방기관과도 계약 체결이 불가능 해짐.